Como te prometí en el post anterior donde te explicaba cómo montar un congreso online, en este voy a contarte los entresijos de la parte técnica.

AVISO PARA NAVEGANTES: Las cosas pueden complicarse todo lo que tú quieras. Lo que voy a explicarte en este post es una opción “de guerrilla” para que puedas lanzar tu summit, a partir de ahí, dependiendo de tus conocimientos y recursos, puede hacerse más pro.

Mi objetivo es que sepas todo lo que tienes que tener en cuenta para poder montar tu congreso online. Te explicaré cómo montar la opción sencilla y qué opciones tienes para hacerlo más pro.

Por si no te lo había dicho, yo misma estaré participando como ponente en el congreso online que organiza Lore Elorza el próximo 26 y 27 de julio. El congreso está enfocado a asistentes virtuales, pero se tratarán temas como redes sociales, story telling o cómo vender tus servicios online, de lo que te hablaré yo misma. Apúntate gratis haciendo clic aquí.

Bien, coge boli y papel (que leches, si te puedes imprimir el post o guardarlo en PDF!) y allá vamos.

Captación

El primer paso a la hora de montar tu evento online es preparar la captación. Para ello vas a necesitar una landing page (una página sin menú, ni pie) con el objetivo concreto de que las personas que la visiten se registren como asistentes en tu congreso online.

Elementos que no pueden faltar en esta página:

  • Formulario de captación: pongo al principio (que no tenga que hacer scroll) y si la página es larga, repítelo a mitad de la página y al final.
  • La temática del evento: deja claro a tus asistentes a quién va dirigido el evento y qué temas se van a tratar.
  • Fechas y horas: Qué días se hace el evento y en qué franja horaria.
  • Ponentes: Quiénes serán los ponentes del evento, el tema concreto de su charla y en qué día y hora es la charla de cada ponente.
  • Hay acceso a las grabaciones: Especifica si las personas tendrán acceso a las grabaciones y durante cuánto tiempo.

Recuerda, pónselo fácil a los asistentes para que se registren al evento online.

Por otro lado, al registrarse, no olvides redirigirlos a una página de gracias y enviar un e-mail de confirmación informando de que están registrados al evento. Informa también de cuándo les avisaras de las ponencias y el acceso.

Comunicación pre-summit

Prepara un buen calendario de comunicaciones y deja los e-mails que puedas programados, eso te ahorrará muchos dolores de cabeza después.

Ten un calendario claro donde sepas qué vas a publicar cuándo y en qué canal. Lo mismo para tus ponentes. De esa manera, la comunicación será homogénea.

Pónselo fácil a tus ponentes y genera materiales para redes sociales, e-mail, etc.

Calienta a la gente antes del summit para que lleguen al evento con ganas y expectativas. Puedes generar un PDF, un vídeo o algún material extra para las personas que están registradas.

Ponencias del congreso online

¿Cómo montar la entrega de las ponencias? Bien, te dejo un par de opciones sencillas que puedes utilizar y que te permitirán tener los e-mails programados de antemano, porque las páginas ¡no cambian!

Por cierto, como las páginas del evento estarán en abierto, asegúrate de que las pones como “No index” para que google no las indexe. Quieres que sólo accedan a ella las personas que se han suscrito al evento.

Opción 1 – Todo el contenido en una página

Esta opción es la más sencilla. Vas añadiendo las ponencias según se van “emitiendo” si es en directo o “liberando” si son grabadas. 

De esta manera, sólo tienes que avisar a los asistentes de las ponencias que se han entregado, pero siempre irán a la misma página. Tú sólo tienes una página que actualizar, así que sólo deberás ir actualizando los contenidos según se liberen las ponencias.

Cuando una ponencia todavía no se ha “emitido”, puedes poner una imagen en su lugar con la fecha en la que estará disponible.

Opción 2 – Página de índice y ponentes

Esta opción consiste en crear una página de índice con todas las ponencias del evento. Por separado, crearás una página diferente para cada uno de los ponentes. Esta opción es muy útil si el evento dura varios días y las ponencias caducan en diferentes momentos.

Desde la página de índice podrás un link a la página de detalle de cada ponencia, donde insertarás el vídeo de la ponencia una vez que ésta se haya realizado o bien, la grabación.

Cuando las ponencias no se hayan emitido todavía, puedes tener el link desactivado en la página de índice. Otra opción es que el link lleve a la página del ponente (así no tienes que andar modificando la página de índice), pero mostrar una imagen en lugar del vídeo indicando la fecha en la que estará disponible la charla.

Antes de las ponencias

Antes de las charlas debes montar las páginas necesarias, sea cual sea la opción que escojas. Deja preparados los enlaces que necesites para que te sea sencillo modificar las páginas cuando llegue el momento.

Durante cada ponencia

Si las ponencias no son en directo, esta opción no aplica, puedes pasar a “Después de cada ponencia” porque habrás grabado los vídeos previamente.

Si son en directo, depende de cómo vayas a “emitir” la ponencia.

Sobre todo, no olvides avisar a los asistentes de cuándo empieza cada ponencia y enviar el enlace para verlo o conectarse en directo.

Opción a) Con un evento de youtube

IMPORTANTE: Si vas a utilizar los eventos en vivo de Youtube (antes conocido como hangouts), asegúrate de que tu cuenta de youtube está verificada. En caso contrario, no podrás insertar los vídeos en una página de tu web (sí, tienen capada esta opción).

Si vas a utilizar youtube, tendrás que crear un evento para cada ponencia. Para ello, debes ir a: Mi canal / Gestor de vídeos / Emisión en directo.

Aunque ponga emisión en directo no te asustes, puedes elegir las fechas en las que quieres emitir en directo. Elige la opción “Eventos” y clica sobre el botón “Crear un nuevo evento”.

Te aparecerá esta pantalla:

Crear un evento para emitir en directo en youtube

Pon un título y elige la fecha y hora del evento.Selecciona la opción “Oculto” en la lista de la derecha, sino, el vídeo aparecerá en tu canal de youtube y sólo quieres que lo vean las personas que se han apuntado al evento.

En la pestaña de “Configuración avanzada” puedes configurar más cosas, pero la más importante es el check de: Opciones de distribución / Permitir inserción.

Si quieres insertar el vídeo de youtube en la página del ponente, deberás marcar esta opción. Si no te aparece disponible es porque tu cuenta no está verificada y no podrás insertar el vídeo en la página de tu evento.

Una vez lo hayas creado, puedes insertar el vídeo (o el pre-vídeo que te ofrece youtube si todavía no se ha emitido) en la página de cada ponente. Recuerda, debes crear un evento en youtube por cada ponente y con eso asignar el vídeo correspondiente a cada página.

¿Cómo obtienes el código que debes insertar en la página? Bien, como si fuera un vídeo normal. Desde el mismo sitio donde has creado el evento, te aparecerá el listado con todos los eventos que hayas creado. Haz clic en el nombre del evento e irás al detalle del evento en youtube. De ahí, en la opción de “Compartir” te aparece la opción de “Insertar” y ese código es el que debes insertar en la página.

Si además quieres añadir un chat a la página de cada ponente, puedes utilizar Chatango, un sistema de chat que se inserta en tu web de manera sencilla y además es gratuito.

De la misma manera que con los vídeos, crea un chat para cada ponencia.

Para que lo tengas más claro, sigue los pasos que te explico en este vídeo 😉

Opción b) Con una herramienta de webinars o video conferencia

¿Cómo hacerlo si utilizas una herramienta de webinars o vídeo conferencia?

Cada ponencia debería ser un webinar, de la misma manera que si hicieras un webinar normal, sólo que deberás crear tantos webinars como ponencias tenga el evento. Yo suelo utilizar Webinar ninja para mis webinars.

Los asistentes se conectarán a cada webinar cuando llegue el momento.

También puedes hacerlo con Zoom.us, una herramienta de vídeo conferencia que te permite emitir en directo a un grupo de personas que estén conectados y grabar el evento.

Después de cada ponencia

Después de cada ponencia, deberás actualizar la página correspondiente para insertar la grabación. Si utilizas youtube, no será necesario (a menos que hayas puesto una imagen en lugar del vídeo).

Si lo haces por ejemplo con Zoom, deberás subir la grabación a Youtube o Vimeo e insertarla en tu web (lo mismo que con los eventos en directo, puedes ver el vídeo arriba).

Si el evento es grabado y no hay directos, tendrás que actualizar la página en el momento en que quieras que las grabaciones estén visibles a los asistentes e insertar el vídeo.

¿Cómo me aseguro de que no se descargan los vídeos?

Esta es la pregunta que más me hacen. Y es que este punto es importante, sobre todo si lo que vas a vender es el acceso sin límite de tiempo a las charlas de tu evento online. Si tienes dudas sobre la monetización de tu evento online, lee el artículo donde lo explico todo haciendo clic aquí.

Si quieres optar por la opción más segura, utiliza Vimeo Plus, ya que te permite insertar las grabaciones en tu web y controlar desde que dominio se ven. Es decir, puedes configurarlo para que los vídeos sólo se reproduzcan en tu web.

Wistia es otra opción similar a Vimeo, es decir, te permite alojar tus vídeos, pero es un poco más pro. A nivel de seguridad tiene más restricciones que Vimeo, por tanto, es más difícil descargarse los vídeos si están subidos a Wistia.

Comunicación durante el evento

No te olvides de enviar un email a los asistentes con los enlaces para acceder al evento en vivo con antelación, en caso de que sea en directo.

Durante los días que dure el evento, deberías enviar un e-mail diario con los enlaces para acceder a las ponencias del día y las grabaciones de los días anteriores.

Como ves, tener una página de índice es una buena idea, ya que así sólo tendrás que enviar el mismo enlace de recordatorio y desde ahí podrán acceder a todas las ponencias. De todas formas, envía los recordatorios para asegurarte que la gente asiste al evento o ve la grabación.

Venta

¡Y llegamos a la fase divertida! Te has currado todo un congreso online para generar ventas después, así que tienes que tener preparado el “chiringuito” desde donde vas a vender.

Necesitas tres cosas:

  • Una página de ventas donde expliques con detalle lo que vendes
  • Poder cobrar online, es decir, una pasarela a través de la cuál te va a llegar el dinerete a tu cuenta corriente
  • Una manera de entregar los contenidos a las personas que han comprado

Vamos a ver punto por punto.

Página de ventas

En esta página explicarás el detalle de tu oferta y qué obtendrá el cliente al comprar. Al final, incluye el famoso botón de “Comprar ahora” para que las personas interesadas puedan comprarlo en el momento.

Esta página puede ser una página de tu web. Asegúrate de que sea una landing, es decir, que no tenga menús, pie, etc.

Cobros online

Para los cobros online vas a necesitar una pasarela de pago que esté conectada con tu botón de “Comprar ahora”, de esa manera, el cobro se realizará de inmediato cuando alguien compre.

Como pasarelas de pago en sí, las más conocidas son Paypal y Stripe. Se encargan de “mover” el dinero desde la cuenta del cliente a la tuya.

Con Paypal sí que puedes crear un botón de compra para insertar en tu web, pero con stripe no, necesitas una plataforma intermedia. Lo interesante es que las comisiones de Stripe son más bajas, así que haz tus números.

Para evitarte dolores de cabeza, puedes utilizar Sendowl, que se encarga de conectar Stripe o Paypal con la entrega de contenidos (te explico más sobre esto en el punto siguiente). Además, envía un e-mail al usuario que puedes personalizar y te genera el botón de compra para insertar en tu web.

Es decir, SendOwl hace de intermediario y créeme, te evita muchos dolores de cabeza. Además de lo que ya te he dicho, genera la factura correspondiente y sincroniza los contactos con tu herramienta de e-mail marketing.

Entrega de contenidos

Los contenidos tendrán que estar en un lugar protegido, donde sólo tengan acceso los compradores. Para eso, puedes hacerlo de varias maneras:

  • Página de tu web protegida con password donde incluyas el contenido. Esta es la opción más de guerrilla, pero te puede ir bien si estás empezando y quieres una solución rápida.
  • Una plataforma externa como Thinkific, Teachable o Hotmart. Son plataformas pensadas para montar tu curso online y se encargan de todo. No necesitas tener conocimientos técnicos, así que pueden ser una opción sencilla de montar para entregar tu contenido. Si utilizas una de estas opciones, ya se encargan de integrar Paypal o Stripe y realizar el pago, por tanto, no necesitarías SendOwl.
  • Un site de membership. Esta opción es la más pro. Un site de membership protege el contenido, es decir, sólo puedo verlo si estoy registrado y he comprado previamente. Montar un site de membership no es rápido y necesitas tener conocimientos de lo que estás montando. Sólo te saldrá a cuenta si tienes más cursos y amortizas el trabajo que conlleva montarlo.

Un par de ideas para generar más ventas

Si vas a vender el contenido del summit online, asegúrate de hacerlo desde el primer momento, incluso, antes del evento.

Para ello, cuando alguien se registre como asisten al evento desde tu página de captación, la página de gracias a la que le puedes redirigir es directamente la página de ventas. Haz una oferta especial que premie a los que compren antes del evento, por ejemplo, un descuento en el precio o un bonus.

Si la temática es interesante para la persona que se registra, comprará. Recuerda por e-mail a las personas que no compren que existe esta posibilidad y cuándo termina la oferta.

Si vas a utilizar el summit como lanzamiento de un curso, asegúrate de que la última ponencia te sirve como sesión de ventas del curso. Añade urgencia, por ejemplo, incluye bonus extra a las personas que compren en las 24 horas siguientes.

Si aplicas estos pequeños trucos, verás como tus ventas se incrementan.

Cierre del summit

Llegó el final del summit. No olvides dar las gracias a los asistentes y recordar la fecha límite en la que estarán disponibles las grabaciones.

Pero sobre todo, celébralo, porque si todo va según lo esperado, ¡habrás conseguido una promoción importante!

¿Qué vas a hacer con las personas que se han apuntado tu evento online y no ha llegado a comprar? Ten un plan para ellos, deja un periodo de reposo donde puedes enviarles contenido interesante y ofréceles más adelante otro producto o servicio que les pueda encajar.

Recuerda, se apuntaron al congreso porque les interesaba el tema, así que aprovecha ese filón.

Y siempre, ¡ten un plan para hacer algo con esos contactos a la larga!

¡Ah! Y si necesitas ayuda para montar tu summit online, pide tu sesión gratuita y cuéntanos que quieres montar, podemos ayudarte para que tu seminario online vaya como la seda.

Ha salido un post larguito y con muchos puntos, así que si te quedan dudas, ¡déjame un comentario!

Automatización de marketing para pequeñas empresas - portada

EMPIEZA A AUTOMATIZAR TU MARKETING

¿Quieres saber cómo hacer las mil cosas que tienes por hacer el triple de rápido? Descárgate nuestra Checklist y descubre por dónde empezar a automatizar tu marketing y tus procesos.

¡Gracias por suscribirte! Te he enviado un e-mail con las instrucciones para descargar la checklist.