A pesar del título un poco sensacionalista, tengo que decirte que sí, que sí se puede.

No pretendo venderte humo, no te voy a decir que puedes automatizar tu negocio y éste funcionará 100% solo. Eso no existe. Si alguien te lo dice no te lo creas.

Pero lo que sí es verdad es que la tecnología hoy en día nos lo pone fácil. Muy fácil.

Tan fácil que podemos llegar a automatizar bastantes cosas de nuestro día a día. Lo mejor: los precios de la tecnología han bajado en picado y ahora es posible encontrar soluciones gratuitas o a un precio muy asequible para montar un sistema autónomo en tu empresa.

Como te he dicho antes, que automatices tu empresa no quiere decir que todo vaya a funcionar solo una vez hayas configurado las herramientas. Una empresa es como una planta, necesita que la riegues día a día. Lo que sí te permitirá la automatización es recuperar parte de tu tiempo, estandarizar tus procesos y evitar los errores humanos.

Un hecho curioso: Según Harvard Business Review, un 30% de las tareas que realizamos en nuestro día a día se pueden automatizar. ¿Sabes cuánto es un 30% de ocho horas? Son casi dos horas y media que puedes ahorrarte en tareas triviales y repetitivas que pueden automatizarse. Contando que trabajas 8 horas, claro 🙂

En este artículo quiero explicarte por donde puedes empezar a automatizar si partes de cero y qué herramientas puedes empezar a utilizar desde hoy para automatizar pequeñas tareas que te quitan tiempo que consumen energías.

¡Empezamos!

Define las áreas de tu empresa

Empieza a pensar como una empresa con departamentos, de esta manera, te será mucho más sencillo ver en qué áreas puedes implementar automatizaciones. Al definir tu empresa en áreas vas a poder listar cuáles son esas actividades clave que haces de manera repetida en cada una de las áreas.

Si no sabes por donde empezar, toma como base estos 5 puntos del libro “MBA Personal” de Josh Kaufman:

  • Creación de valor: Tu proceso de producción o desarrollo de producto. Lo que tienes que hacer para crear el valor que luego ofrecerás a tus clientes.
  • Marketing: El proceso que sigues para llegar a tu público y hacerles saber qué es lo que has creado para ellos o con qué puedes ayudarles.
  • Ventas: Proceso de ventas. Auto-explicativo al 100% ¿Verdad?
  • Entrega de valor: Como entregas a tus clientes ese valor que creas para ellos una vez te han comprado. Esto sería la ejecución de tu servicio o el seguimiento después de la venta de un producto.
  • Finanzas: Otro punto que también se explica solo. La parte de los números, facturación, etc.

Puede que tu empresa necesite más o menos áreas, dependiendo del punto en el que te encuentres. Por ejemplo, si tienes equipo, claramente habría un área en tu empresa para eso, algo como “Recursos humanos”, ¡pero con un nombre más guay!

Paso 1: Define las áreas de tu empresa

Lista las tareas o procesos repetitivos

Con las áreas más o menos claras (no lo vas a grabar en piedra, puedes cambiarlo si lo necesitas), platéate: ¿qué tareas se repiten con frecuencia?

De algunas serás consciente, de otras, quizás no tanto, pero están ahí…

Me explico. Por ejemplo, algunas tareas repetitivas muy claras del área de marketing podrían ser:

  • Publicación de un artículo en el blog cada semana
  • Envío de una newsletter semanal
  • Publicar en redes sociales todos los días
  • Definir el calendario editorial trimestralmente
  • Revisar la analítica y conversiones cada mes (¿Cómo que tú no haces esto? ¡Empieza ya a medir!)

Son solo ejemplos, por supuesto, hay muchas más tareas repetitivas.

Ahora vamos a ver otras tareas repetitivas que pueden no ser tan obvias…

Imaginemos que creas infoproductos o cursos, o incluso servicios, lo relacionado con el área de “creación de valor”. Bien, aunque no lo tengas definido, sigues un proceso. Un proceso mental y un proceso a la hora de ejecutarlo.

Para cualquier infoproducto, hay una serie de cosas básicas que vas a tener que hacer siempre. Por ejemplo, empezar por definir el índice y los bloques de contenido que vas a incluir o crear la página de ventas o listas los beneficios y características de lo que estás creando, etc.

Piénsalo bien, porque cuando tengas listados los procesos más obvios, te van a salir los que no lo son tanto.

Paso 2: Para cada área, lista las tareas repetitivas que realizas periódicamente

¿Es automatizable? Sí, No, NPI

Ok, vas avanzando, tienes claras las tareas que se repiten en tu negocio. Ahora viene la pregunta del millón. ¿Es automatizable?

No todo se podrá automatizar, ya te lo he dicho anteriormente.

Para empezar, vamos a marcar lo que tienes claro que sí se puede automatizar (pones un “SÍ” al lado de la tarea o un check o lo que te mole más). Luego marca lo que sabes seguro que no se puede automatizar. Y por último, te quedarán las dudas. Esas cosas que ni p*** idea.

Para esas puedes pedir tu sesión gratuita conmigo aquí y las vemos. ¡Y para las demás también!

¡OJO! Que una tarea no se pueda automatizar, no significa que no puedas “sistematizarla”, es decir, definir el proceso que seguirás cada vez que la ejecutes y ahorrar tiempo en pensar “¿por dónde empiezo?” o en decidir “¿esto lo hago ahora o no?”.  Pero de sistematizar tu empresa hablaremos otro día 😉

Por ejemplo, yo tengo definido mi proceso de revisión semanal, donde reviso qué se ha hecho, qué ha quedado pendiente, nivel de productividad, ingresos y gastos y algunas cosas más. Aunque pueda parecer mucho, sólo tardo 1 hora en hacer la revisión semanal. ¿Por qué voy tan rápido? Porque tengo el proceso definido y por escrito, así que cuando llega el momento de revisar la semana, abro la checklist y no tengo que andar pensando qué tengo que mirar y qué no. Simplemente lo tengo claro.

Paso 3: Marca lo que es automatizable y lo que no

Define el paso a paso de las acciones que vas a automatizar

Vamos a centrarnos en lo que sí se puede automatizar.

¿Has escuchado la frase que dice “Una hora de planificación, te ahorrará cuatro de implementación”?

Bien, pues no he calculado las horas con la automatización, pero te puedo asegurar que te ahorrarás muchos problemas si primero defines bien el paso a paso de lo que tienes que automatizar.

Seguro que tienes muy claro la publicación en redes sociales o dejar programado un post del blog, pero cuando empieces a hurgar en tus procesos, más de uno tendrás que pensarlo bien. No se trata de pasarte 2 horas pensándolo, sólo tómate un momento para asegurarte de que tienes lo pasos claros. Lo idea sería que lo escribieras.

Paso 4: Define el paso a paso de las acciones que vas a automatizar

Elige la herramienta adecuada

Esta parte me encanta, aunque a mucha gente le da un poco de pavor. ¿Cómo sé que herramienta es mejor para mi? ¿Y si la cago al escogerla?

En breve te hablaré de los criterios que sigo para elegir una herramienta de automatización de marketing, algo que sí puede tener impacto en tu negocio si te equivocas al escoger.

Hay cosas que dan miedito, pero otras a las que no tienes que temerle (y en consecuencia, no perder demasiado tiempo con ellas).

Por ejemplo, como te decía antes, elegir una herramienta de automatización de marketing y cagarla puede tener un impacto importante en tu empresa, sin embargo, si te equivocas con la herramienta de gestión del calendario para la reserva de reuniones… ¿Es un gran problema? Probablemente no. Cambiarla es sencillo.

¿Ves por donde voy? A lo que me refiero con esto, es a que a veces vale más la pena “mojarse” y decidir y si luego ves que no te acaba de funcionar, la cambias. ¿Ya sería mala pata que todas las herramientas que elijas te salgan rara, no?

Si tienes muchas dudas, reserva tu sesión haciendo clic aquí y vemos tu caso en concreto.

Paso 5: Elige la(s) herramienta(s) adecuada para automatizar tus acciones

Implementa el cambio

Llegó el momento de la verdad. ¡Aquí es donde vas a empezar a ahorrar tiempo!

Empieza a automatizar acciones. ¿Por cual empiezas? Yo sigo estos 3 criterios:

  • No me gusta nada hacer la tarea
  • Me quita mucho tiempo
  • Automatizarla es rápido

Son mis criterios personales, pero está claro que lo que me da mucho palo hacer, me suele llevar más tiempo (y más momentos de procastinación…. Lo confieso).

¿Necesitas ayuda con la parte técnica de la automatización? Es lo que más nos gusta en Fun Business Lab, así que no lo dudes, pide tu sesión gratuita y hablamos sobre esas dichosas herramientas que tanto pueden hacer por ti, pero que son un poco rebeldes… ¡te ayudaremos domarlas! Reserva tu sesión aquí.

Paso 6: Empieza a automatizar acciones

Testea lo que automatices

Recomendación de una informática que ha visto rarezas de todos los colores: Prueba siempre-siempre-siempre las cosas.

A veces pasa que te dejas sin marcar un simple check que está en la tercera pestaña a la que no tienes que entrar para nada y con un nombre anti descriptivo y resulta que sin eso no va nada. Sí, estas cosas pasan. Y si lo configuras sin probarlo, te vas a encontrar más de una así (a veces hasta probando se te pasan cosas).

Así que esto es importante. En serio. Prueba las automatizaciones que pongas en marcha antes de darlas por ok. También sería bueno que cada cierto tiempo revisaras que las cosas siguen funcionando. Los bits son un poco pendejos y te hacen putadillas de vez en cuando. Es la magia de la informática.

Paso 7: Prueba las automatizaciones que pongas en marcha antes de darlas por ok

Mide y optimiza

No todo es perfecto desde el inicio. Ya nos gustaría, pero no. A veces pasa que pones algo en marcha y luego te das cuenta de que puedes mejorarlo. ¡Viva la optimización!

Lo bueno de automatizar tus procesos es que puedes medirlos. Y si puedes medirlos, puedes mejorarlos. Esto es especialmente importante en tus procesos de marketing y ventas, ya que se puede traducir directamente en dineretes en tu cuenta. ¿Interesante, no?

En tu revisión mensual de analítica (esa que te da palo hacer, pero que sabes que debes), incluye esto. Si aplicas un plan de mejora continua, cada mes seguro que encuentras un par de cosas que puedes optimizar para ir mejorando el proceso y las conversiones.

Paso 8: Mide y optimiza los procesos que has automatizado

Recapitulando

Si sigues estos 8 pasos, vas a generarte tu mapa de automatización y empezar a dar los primeros pasos.

Recuerda que desde Fun Business Lab podemos ayudarte con la parte técnica y a aclarar las dudas que tengas. Somos unos frikis de los procesos 🙂

Pide tu sesión gratuita aquí y hablemos de tu caso.

Ah! Y como somos tan majos, te hemos preparado un resumen de los pasos y su explicación. ¿Mola, no? Lo tienes aquí debajo. ¿Nos ayudas a compartirlo?

El paso a paso para automatizar tu marketing

¿Cómo te ves siguiendo estos pasos en tu empresa? Déjame un comentario y me lo explicas 🙂

Automatización de marketing para pequeñas empresas - portada

EMPIEZA A AUTOMATIZAR TU MARKETING

¿Quieres saber cómo hacer las mil cosas que tienes por hacer el triple de rápido? Descárgate nuestra Checklist y descubre por dónde empezar a automatizar tu marketing y tus procesos.

¡Gracias por suscribirte! Te he enviado un e-mail con las instrucciones para descargar la checklist.